Na indústria de alimentos, desvios de qualidade e não atendimento a requisitos pré-definidos como, por exemplo, especificações de matéria prima e de produto acabado com não conformidades, ponto crítico de controle fora dos limites estabelecidos e resultados de análises fora da especificação, fazem parte da rotina das empresas. Registrar e tratar de maneira eficaz estes apontamentos é importante para eliminar a causa raiz do problema e conseguir a Melhoria Contínua. Ter um procedimento documentado descrevendo como registrar, avaliar, tratar e verificar a eficácia das ações é uma forma importante para prevenir a reincidência da situação indesejada.
Por definição, ação corretiva é qualquer ação tomada quando ocorre um desvio, a fim de restabelecer o controle, segregar e determinar a disposição do produto afetado, se houver, e prevenir ou minimizar a reincidência do desvio (Codex Alimentarius, 2020). E verificação é a aplicação de métodos, procedimentos, testes e demais avaliações, além do monitoramento, para determinar se uma medida de controle está ou vem funcionando conforme pretendido (Codex Alimentarius, 2020).
Após identificar a anomalia e tomar ações imediatas para remover a situação indesejada, é necessário investigar a causa raiz do problema através de uma análise crítica do problema, traçar ações corretivas e depois verificar se as ações foram eficazes (Falconi, 2004). A solução de problemas é um processo que segue uma sequência, com Identificação do problema, Observação, Análise, Plano de Ação, Execução da Ação, Verificação e Padronização. Geralmente estas etapas são baseadas no ciclo PDCA.
A investigação de causa pode ser executada através diversas técnicas como:
– Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe): estabelece uma relação entre o efeito e as causas de um processo, atacando as diversas causas possíveis.
– 5 Porquês: repetição da pergunta “porquê” pelo menos cinco vezes consecutivas, com o objetivo de encontrar a causa raiz para um determinado problema.
– Brainstorming (tempestade de ideias): técnica simples, onde os participantes levantam ideias de maneira rápida, sem julgamentos, e quanto maior o volume de ideias levantadas, melhor.
Estas metodologias auxiliam no levantamento de dados para reconhecer as características do processo, observando claramente a situação atual.
O registro destas análises de causas deve ser documentado, podendo ser utilizado atas de reunião.
Com a causa raiz do problema identificada, as ações corretivas devem ser estabelecidas, bem como seus prazos, responsáveis e registradas em um plano de ação. O modelo mais utilizado para a elaboração do plano de ação é o 5W2H (Why, What, Where, When, Who, How, How Much).
Após o planejamento, a etapa de execução das ações corretivas deve ser conduzida envolvendo a equipe afetada, verificando as dificuldades de implantação, documentando todas as atividades e acompanhando os prazos estabelecidos.
A etapa de verificação da eficácia é a etapa que muitas vezes passa despercebida ou é executada de maneira insatisfatória, não concluindo o ciclo e muitas vezes não eliminando a causa raiz do problema. A verificação da eficácia deve ser realizada após a conclusão da ação corretiva, onde critérios e prazos devem ser estabelecidos (IFS Pathway -2021). Estes requisitos devem ser determinados de acordo com o tipo de ação que foi executada, como por exemplo: verificar se as temperaturas de congelamento foram registradas corretamente nos 15 dias após treinamento dos colaboradores ou verificar se o resultado da análise microbiológica foi satisfatório após alteração do procedimento de higienização da área.
Após a verificação da eficácia é possível identificar se as ações executadas efetivamente eliminaram a causa raiz do problema ou não. Se a ação corretiva atingiu seu objetivo, devemos padronizar a ação, alterando os procedimentos e manuais quando necessários. Em caso de reincidência do problema ou avaliação insatisfatória durante a verificação da eficácia é necessário retornar a etapa de planejamento e realizar uma nova investigação de causa com definição de novas ações, girando assim o ciclo PDCA.
Referência bibliográfica:
– Codex Alimentarius, revisão 2020
– Ação Corretiva sob uma perspectiva prática, Letícia Canellas – IFS Pathway- março 2021
– Gerenciamento da Rotina, Falconi, 2004