Todo final ou início de ano é comum planejarmos nossos próximos passos e nosso próximo orçamento. E por que não planejar seu próximo programa de treinamento? Neste artigo, faremos a proposta para você criar um programa de treinamento para seu próximo ciclo, adaptando um velho conhecido de todos, o ciclo PDCA – Plan-Do-Check-Act (Planejar-Fazer-Checar-Agir).
Assim como no ciclo PDCA, o programa de treinamento deve ter início, meio e fim. Por outro lado, o fim deve ser um gatilho para um novo planejamento, cheio de lições aprendidas e novos desafios.
E se você não é da área de recursos humanos como nós, não se preocupe, este artigo é especialmente para você. Acredite, a participação de especialistas de qualidade e outras áreas técnicas da empresa são fundamentais para integração de conhecimento e treinamentos de sua empresa.
Etapa Planejamento (PLAN)
- Crie um cronograma com base nas experiências das áreas
Ao longo de todo o ano, sempre acontecem situações não tão agradáveis para nós gestores de qualidade, como, por exemplo, reclamações de clientes, não conformidades em auditoria, dificuldade dos líderes e colaboradores na tratativa de não conformidades, entre outras. Mas, estas situações podem se tornar lições aprendidas muito ricas para nosso sistema de gestão. Uma sugestão é categorizar as principais ocorrências e avaliar quais necessidades de capacitação os colaboradores envolvidos no processo estão mais carentes. Nessa hora, fuja do tradicional. Sabemos que treinamento de boas práticas de fabricação e procedimentos operacionais já devem fazer parte do cronograma anual, mas avalie a necessidade de incluir treinamentos para soluções de problemas, gestão de mudança, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos e conflitos ou sobre ferramentas da qualidade. Os treinamentos não tão triviais do cronograma do departamento de recursos humanos irão ajudar muito aos gestores e analistas de qualidade na tratativa de problema e na promoção de melhorias ao longo do ano.
- Envolva todas as áreas
Além da área de recursos humanos, que nesse momento deverá trabalhar de mãos dadas com você, representante da área de gestão da qualidade, incentive que gestores das áreas de manutenção, produção e outros departamentos de sua empresa, participem na sugestão e contribuam na elaboração e aplicação dos treinamentos. Durante o planejamento, podemos descobrir que existe um especialista em Ishikawa escondido na supervisão da manutenção, afinal, de tanto responder e participar das tratativas das não conformidades, conhece muito sobre essa ferramenta. Então, por que não convidá-lo para aplicar o próximo treinamento de ferramentas da qualidade? Essa interação e coparticipação, além de agregar conhecimento das pessoas técnicas da empresa, irá valorizar o time e incentivará que os colaboradores se tornem professores de suas especialidades.
- Se precisar, conte com treinamentos externos
Todos nós temos orçamentos restritos para cumprir. Com gestão de treinamentos não é diferente, portanto, contar com a especialidade da equipe interna é uma excelente alternativa. Mas, nem para todos os temas isso é possível, portanto, inclua no seu planejamento treinamentos externos, seja individual ou “in company”, tanto no modelo presencial como EAD. Existe uma infinidade de treinamentos disponíveis, aqui no Portal e-food sempre compartilhamos com você. Fique atento ao engajamento e entendimento do conteúdo dos treinamentos ministrados internamente ou externamente. Se você perceber que sua equipe absorve melhor e os resultados são mais satisfatórios quando realizados treinamentos externos, talvez sua empresa precise repensar o orçamento de treinamentos.
- Seja abrangente e realista com a carga horária
E, por fim, sabemos que temas da qualidade e segurança de alimentos são incríveis (somos suspeitos, amamos falar sobre isso). Porém, eles podem se tornar cansativos se forem repetitivos e desatualizados. Então, inclua em seu cronograma temas abrangentes para participação de todas as áreas da empresa e distribua-os no ano de forma que não sobrecarreguem os aplicadores e nem os colaboradores envolvidos nos principais treinamentos.
Etapa de Realização (DO)
- Início, meio e fim
Em todos os treinamentos é fundamental que os receptores saibam qual é sua expectativa durante aquela próxima hora de interação com eles. Comece o treinamento colocando o principal objetivo, aprendizado ou experiência que você espera que as pessoas absorvam do treinamento. Durante o treinamento é muito importante que você seja fiel a essa proposta e finalize sempre retomando seu objetivo inicial. A sugestão é finalizar também questionando os envolvidos para saber se estão confortáveis com o conteúdo apresentado.
- Recursos devem ser versáteis e adaptados
Assim como na gestão de pessoas, nós, líderes, sabemos que para cada pessoa a gestão deve ser ajustada. Na aplicação de treinamento não deve ser diferente. Conheça seu público e adapte o seu treinamento a ele. Por exemplo, se o treinamento é voltado para líderes, o uso de artigos, conteúdos inéditos e técnicos podem ser aplicados e serão mais valorizadas por esse time. Por outro lado, quando o time é para pessoas que conhecem muito pouco do tema, dinâmicas, exemplos práticos, ferramentas de áudio/visual e uma linguagem mais simples, trarão muito mais sucesso ao seu treinamento.
E quando não for possível realizar o treinamento em uma sala, seja pela necessidade de adequação de tempo, ou pelo tema aplicado, o treinamento “on job” ou no local de trabalho pode ser um grande aliado. Porém, muito cuidado, é fundamental que o colaborador que está sendo treinado saiba como irá funcionar essa orientação, que ele esteja focado durante todo o treinamento e que o conteúdo seja apresentado de forma estruturada e organizada. Infelizmente muitos treinamentos no local de trabalho são confundidos com conversas rápidas que o responsável pelo treinamento tem com o colaborador no chão de fábrica, sem apresentar uma sequência lógica e muitas vezes sem informar que está sendo realizado um treinamento. O colaborador muitas vezes é obrigado a continuar suas atividades de rotina e tentar absorver o conteúdo apresentado em minutos. Com certeza, o tempo de ambos foi desperdiçado neste exemplo.
Etapa de Verificação (CHECK)
- Exercite os temas aprendidos
Nessa etapa, não estamos falando da sistemática de avaliação de eficácia que deve acontecer dentro do seu programa de treinamento, mas de uma forma alternativa de verificar se o formato, temas e conteúdo apresentados estão sendo bem absorvidos e aproveitados por todos. Nessa hora, estabeleça uma rotina de interação com os colaboradores para que os mesmos possam apresentar na prática o conteúdo aprendido. Podem ser criados grupos de melhoria contínua, onde os temas abordados e as ferramentas da qualidade apresentadas poderão ser utilizadas na prática, podem ser utilizados painéis interativos durante os famosos DDS ou DDQ (diálogo diário de segurança ou qualidade), onde as pessoas poderão participar de forma ativa assim que relembrarem de situações vividas ou até mesmo dinâmica e atividades durante semanas da qualidade, segurança e outros eventos que sua empresa pode estabelecer e integrar durante todo o ano. Lembrem-se que, se objetivo é mudar rotinas e padrões, fazer constantemente o que é falado é fundamental para enraizar os conceitos e torná-los rotinas de todos.
- Avaliação via auditorias internas
No início desse artigo, falamos que o planejamento do cronograma de treinamento pode vir a partir dos resultados das auditorias internas, e, durante a execução delas podemos aproveitar para avaliar como estão os temas de maior impacto para sua organização e avaliar durante o ano se os treinamentos aplicados a esse tema estão sendo eficazes. Por exemplo, se no ano anterior o programa de alergênicos apresentou deficiência na prática e no conceito durante as auditorias realizadas e, no ano seguinte, o mesmo programa apresentou evolução nesses quesitos, assim como práticas melhores sobre a gestão de alergênicos, é porque as ações propostas foram eficazes. Houve mais conhecimento sobre o assunto a partir de diferentes interações. Ações como treinamentos na sala de aula e atividades durante as refeições no refeitório podem ser aliadas para esse tipo de situação e engajam diferentes públicos.
Etapa de ação (ACTION)
- Ou Soma ou Some
Durante a aplicação dos treinamentos e a participação de todos, você irá chegar a valiosas conclusões que muitas vezes irão implicar na revisão de seus procedimentos e práticas. É fundamental que você como gestor ou treinador saiba ouvir as “críticas e sugestões” dadas pelos colaboradores durante os treinamentos. Em inúmeras situações tive sugestões de melhoria de processo durante algum treinamento e depois de um tempo estas melhorias contribuíram para redução de custo, para segurança de alimentos e para a correta execução da atividade. Além de melhorar a prática, o ato de ouvir e seguir com a ideia das pessoas envolvidas no processo contribui muito para o engajamento de todos.
- Treinamento contínuo não é reciclagem
Por último, e não menos importante, planejar treinamentos e executá-los de diferentes formas não é o mesmo que você realizar o treinamento do mesmo tema infinitas vezes. Muito cuidado, se suas ações sempre estão voltadas, por exemplo, para reciclagem de boas práticas de fabricação, porque a prática não acontece como deveria, pode significar que as pessoas conheçam o tema, porém, o programa de boas práticas de fabricação não está bem implantado, sendo assim, outras medidas devem ser tomadas.
Nós gestores e analistas da área de qualidade temos uma infinidade de experiências técnicas e práticas. A soma com a gestão de pessoas oferecida – sabiamente – pela área de recursos humanos terá um efeito benéfico para toda sua organização. E se você é como nós, que gosta de medir seus resultados, experiente incluir além do cronograma de treinamento, um indicador para mensurar como os treinamentos estão promovendo melhorias em sua performance de qualidade.
Bibliografia de Referência
Livros: “O fim do círculo vicioso” – 2017 e “Felicidade dá lucro” – 2015
Autor: Marcio Fernandes – Nomeado aos 36 anos Presidente de uma das maiores distribuidoras de energia elétrica do país em 2011, foi considerado pela revista Você S/A o líder mais admirado do Brasil em 2014, com a maior pontuação da história da pesquisa – 98,3% de satisfação e engajamento de seu time. Em 2016, foi nomeado Executivo de Valor em seu setor pelo Jornal Valor Econômico. Em 2017, alcançou 100% da confiança de seus, até então, quase 4 mil colaboradores de acordo com a pesquisa GPTW e foi considerado, pela segunda vez, o líder mais admirado do Brasil pela revista Você S/A. Sob seu comando, a Elektro foi eleita por 6 vezes consecutivas a Melhor Empresa para Trabalhar no Brasil pelas pesquisas Great Place to Work e Você S/A e ainda por duas vezes a Melhor da América Latina.
Livro: “Gestão de Pessoas não é com RH”
Autor: José Luiz Bichuetti – é consultor, sócio da Valuepoint. Foi CEO de empresas nacionais e multinacionais, diretor-geral da Arthur D. Little no Brasil e na Argentina e principal da Booz & Co. Viveu e trabalhou em países da América Latina, da Europa e no Japão. É membro do Global Board da Harvard Business School Alumni Association. É instrutor nos cursos de formação de conselheiros de administração do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa. É engenheiro pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica, tem MBA pela University of Hartford e cursou o OPM-Owners/Presidents Management Program da Harvard Business School