A gestão documental é um conjunto de procedimentos que permite a organização, o armazenamento e uso adequado de documentos e registros, seja de forma física ou eletrônica.
É imprescindível que a empresa possua uma correta gestão de documentação. Cada empreendimento é único e não existe uma fórmula igual para todos. Em primeiro lugar é necessário fazer uma avaliação inicial e uma limpeza nos documentos, determinando o que realmente precisa ser classificado e guardado, e quais podem ser descartados.
Com base nesse levantamento inicial, é importante realizar a conferência periódica dos documentos e licenças obrigatórias, planilhas de controle, planos de ação, análise da conformidade de laudos emitidos, como laudo de análise da água, manutenção de ar-condicionado, laudos de fornecedores, limpeza de caixas d’água e controle integrado de pragas. Alvarás de fornecedores, plano de rastreabilidade e recall, programa de gerenciamento de resíduos, programa de controle de alergênicos, documentos referentes aos colaboradores, registro de treinamentos e capacitação continuada, auditorias internas e planos de ações dentre outros a serem definidos conforme as características da empresa.
Após a limpeza inicial, é importante, para começar a organizar a documentação, identificar os dados que a empresa tem e transformá-los em informações. O dado é um registro ainda não tratado e que necessita de certas técnicas e procedimentos para ganhar significado, transmitindo assim uma informação. Por exemplo, uma planilha onde são registradas as temperaturas e o tempo de exposição dos alimentos, são dados coletados pelo colaborador responsável que devem ser passados ao responsável pela documentação para transformá-los em informações que possam ser utilizadas na tomada de decisão. Ou seja, dados são informações ainda não processadas.
É muito comum observar empresas que geram muitos dados (planilhas de recebimento, dados sobre o fornecedor, checklists preenchidos, por exemplo), que acumulam no setor de documentos, achando que só o registro é suficiente. Mas sem alguém capacitado para analisar os dados e interpretar os resultados, esses documentos não agregam informações para a empresa.
Após essa etapa, o próximo passo é decidir o local onde os documentos físicos ficarão organizados. Um local seguro, limpo, seco, com ar-condicionado para afastar a presença de fungos e umidade. Dependendo do tamanho da empresa pode ser uma sala ou até uma gaveta.
Nas empresas que produzem muita documentação pode ser necessário estabelecer um colaborador exclusivo para a gestão de documentos. Em pequenas empresas, pode ser designado um colaborador – de preferência o Responsável Técnico ou o Supervisor de Qualidade – que manterá os documentos organizados e fáceis de localizar.
Esse profissional, será o colaborador de referência dentro da empresa, para o qual todos os colaboradores são orientados a entregar os documentos que geraram, para se necessário sejam trabalhados para transformar dados em informações.
Ao centralizar os documentos da empresa, os funcionários podem encontrar documentos importantes com facilidade sempre que precisam.
Além desse passo a passo inicial, a aplicação da gestão de documentos deve, quando começar a organização, identificar documentos que podem estar armazenados sem nenhuma utilidade. Os documentos, de modo geral possuem uma validade e se ficarem arquivados podem acabar causando confusão e a ocupação de grandes espaços de armazenamento.
Documentos obsoletos causa prejuízos para uma indústria. São documentos que estão presentes na empresa, mesmo sendo considerados mortos ou inúteis. Traz informações ultrapassadas e desatualizadas. A falta de controle de documentos obsoletos é um risco para o Sistema de Gestão da Qualidade, pois corre o risco de alguém imprimir e usar a versão errada prejudicando a qualidade de produtos e serviços.
Mas se for necessário manter as versões antigas dos documentos para analisar melhorias, atualizações e indicadores entre outros? Eles devem ser guardados em um lugar seguro para que não sejam utilizados de forma indevida ou equivocada. Só não podem ficar zanzando pela empresa.
Um sistema de gestão documental ineficiente, gera extravios de arquivos importantes, erros de lançamento, tempo gasto pelos colaboradores em tarefas morosas e burocráticas, espaços físicos superdimensionados para guarda de toda a papelada, acesso a documentos por pessoas não autorizadas e multas com documentos vencidos.
Por essas e outras razões, a gestão documental é necessária para que não ocorra perda de documentos, deixando-os prontamente disponíveis à fiscalização ou para outros fins, não correndo o risco de usar versões desatualizadas de documentos.
Em troca, implantar um sistema eficiente, reduz o tempo gasto na produção de documentos, reduz o espaço físico necessário para armazená-los e as chances de extravios, mantém os documentos organizados à disposição da fiscalização sanitária, melhora a produtividade, agiliza o processo decisório, reduz custos operacionais, garante a segurança e confidenciabilidade das informações, otimiza o tempo das atividades e dos processos, melhora o gerenciamento dos recursos financeiros, maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados, identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários, aprimoramento da gestão empresarial como um todos.
Um procedimento documentado descrevendo como registrar, avaliar, tratar e verificar a eficácia das ações é uma forma importante de prevenir reincidências de situações indesejadas.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. A gestão de documentos tem sido uma ferramenta estratégica para as organizações. Ela é utilizada como um caminho seguro, rápido e eficiente para que empresas possam alcançar resultados e se destacar diante da concorrência. Isso porque garante que as informações produzidas sejam bem gerenciadas, assegurando a sua rastreabilidade e a sua confidencialidade, além de promover eficiência operacional no desenvolvimento de rotinas e no controle de documentos.
Referência Bibliográfica:
- https://webmaissistemas.com.br/blog/auditoria-em-industria-de-alimentos/ Acesso em 12 de julho de 2022.
- https://portalefood.com.br/artigos/acao-corretiva-e-verificacao-da-eficacia/ Acesso em 13 de julho de 2022.
- https://www.nomus.com.br/blog-industrial/como-uma-ferramenta-de-bi-pode-ajudar-a-transformar-dados-em-informacoes/ Acesso em 26 de julho de 2022
- Documento obsoleto causa prejuízo para uma indústria. (blogdaqualidade.com.br)/ Acesso em 08 de agosto de 2022
