A homologação de fornecedores não é uma atribuição exclusiva da área de Qualidade e sim, um processo que necessita envolver outras áreas como Compras e Logística. A sinergia entre essas áreas é fundamental para garantir uma avaliação abrangente e criteriosa dos fornecedores, assegurando que todos os aspectos relevantes sejam considerados.
Com um mercado altamente competitivo, as atividades desenvolvidas pela gestão da cadeia de suprimentos, incluindo a homologação e o monitoramento contínuo dos fornecedores, pode ser o diferencial entre uma empresa de alta performance e uma empresa comum.
Os benefícios da homologação de fornecedores são variados e significativos. Trabalhar com fornecedores homologados reduz o risco de recalls de produtos e danos à reputação da marca devido a problemas de segurança de alimentos. Fornecedores confiáveis contribuem para a estabilidade e a segurança da cadeia de suprimentos. Além disso, a seleção cuidadosa de fornecedores pode levar a uma cadeia de suprimentos mais eficiente, com entregas pontuais e menos interrupções na produção, resultando em operações com melhor custo-benefício. Fornecedores confiáveis também podem fornecer matérias-primas de melhor qualidade, resultando em produtos superiores. Estabelecer parcerias sólidas com fornecedores pode levar a uma colaboração mais estreita e benefícios mútuos a longo prazo. Relacionamentos sólidos facilitam a comunicação e a resolução de problemas, promovendo uma cadeia de suprimentos mais resiliente.
Fatores importantes para a homologação de fornecedores:
– Garantia de Qualidade: A seleção de fornecedores confiáveis permite às empresas garantirem a consistência e qualidade dos produtos finais. Fornecedores homologados são aqueles que passaram por rigorosas avaliações e foram considerados capazes de fornecer matérias-primas e insumos que atendam aos padrões exigidos.
– Segurança de Alimentos: Escolher fornecedores que cumprem rigorosos padrões de segurança de alimentos é crucial para reduzir o risco de contaminação e doenças transmitidas por água e alimentos. A segurança de alimentos é um componente essencial da confiança do consumidor e da proteção da saúde pública.
– Conformidade Regulatória: A indústria de alimentos está sujeita a regulamentações rigorosas e que estão emconstante evolução. Trabalhar com fornecedores homologados ajuda as empresas a garantirem a conformidade com normas aplicáveis, evitando penalidades e danos à reputação.
O processo de homologação de fornecedores geralmente envolve várias etapas, cada uma desempenhando um papel crucial na garantia da segurança e da qualidade dos produtos alimentícios:
1. Análise de Riscos: Avaliar os riscos associados a cada fornecedor, considerando fatores como localização, histórico de conformidade e complexidade do produto. A análise de riscos é essencial para identificar e mitigar potenciais ameaças à cadeia de suprimentos e definir quais são os fornecedores críticos da cadeia de abastecimento. Com esta informação é possível estabelecer sistemáticas diferentes de avaliação para cada grupo de fornecedores, podendo ser classificados em críticos, essenciais e não críticos; essa classificação pode ser alterada conforme a avaliação de cada empresa.
2. Avaliação de Documentação Legal: Solicitar documentos relevantes dos fornecedores, como certificados de normas de segurança de alimentos, registros de conformidade legal ou jurídica e políticas de qualidade. Esta etapa inicial ajuda a estabelecer a credibilidade e competência do fornecedor.
3. Autoavaliação: Questionários de autoavaliação, que cubram diversos aspectos das operações, tais como procedimentos de controle de qualidade, políticas de segurança de alimentos, controles de processo, rastreabilidade e capacidade de resposta a desvios, práticas de sustentabilidade ambiental, responsabilidade social corporativa e conformidade com normas trabalhistas.
4. Auditoria no Local: Em alguns casos, uma auditoria no local é realizada para avaliar as instalações do fornecedor, práticas de produção e conformidade com os padrões de segurança de alimentos. Essa auditoria fornece uma visão detalhada das operações do fornecedor e identifica possíveis áreas de melhoria. Esta avaliação pode ser realizada por uma empresa terceirizada, um prestador de serviços, ou pela própria empresa, através de um profissional qualificado. Com base na avaliação de risco, pode-se estabelecer quais empresas serão avaliadas por meio de auditorias presenciais.
A partir da análise documental, questionário de autoavaliação, auditorias no local (se realizadas) e da avaliação de riscos, a empresa deve estabelecer os critérios de aceitação sobre a homologação do fornecedor. As possíveis decisões podem incluir:
– Aprovação: O fornecedor atende a todos os critérios e é aprovado para fornecimento.
– Aprovação Condicional: O fornecedor é aprovado, mas deve implementar melhorias específicas dentro de um prazo determinado.
– Reprovação: O fornecedor não atende aos critérios mínimos e não é aprovado para fornecimento.
A empresa deve manter uma lista de fornecedores aprovados constantemente atualizada, para consultar se o material pode ser adquirido e/ou descarregado, e que deve ser disponibilizada para os colaboradores relevantes, como aqueles das áreasde Compras e de Recebimento.
Após a homologação, a empresa precisa monitorar continuamente seus fornecedores para garantir que eles mantenham os padrões de qualidade e segurança de alimentos exigidos. O monitoramento contínuo pode envolver a análise da qualidade dos produtos fornecidos, pontualidade das entregas e conformidade com especificações. Deve ser estabelecida uma periodicidade para avaliação e monitoramento. E como na homologação, critérios de aceitação devem ser estabelecidos, que podem ser baseados, por exemplo, no número de desvios em um determinado espaço de tempo e/ou na pontualidade das entregas.
Todo o processo de homologação de fornecedores deve ser documentado. Relatórios detalhados devem ser mantidos, incluindo resultados de auditorias, análises de risco, decisões de homologação e registros de monitoramento contínuo. Esta documentação é essencial para auditorias internas e externas, bem como para a rastreabilidade e transparência no processo de gestão de fornecedores.
Atualmente existem softwares especializados em gestão de fornecedores, que facilitam a gestão dos documentos e o monitoramento dos fornecedores, mas para as empresas que estão iniciando neste processo o Excel pode ser um grande aliado.
Referências bibliográficas:
- BERTAGLIA, P. R; Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento: São Paulo: Saraiva, 2006.
- FNQ – Gestão para excelência #31; Gestão de fornecedores: dezembro de 2017.
- Soares, T; Qualificação e Seleção de Fornecedores: e-book 2021. Disponível em: https://www.amazon.com.br/Qualifica%C3%A7%C3%A3o-Sele%C3%A7%C3%A3o-Fornecedores-Telma-Soares-ebook/dp/B095MJHMF7. Acesso em 31/07/2024.
