Foi após a Segunda Guerra Mundial que o 5S surgiu no Japão, na década de 50, e tinha como propósito contribuir na recuperação das empresas e ajudá-las a se reorganizarem na crise pós-guerra. Há dúvidas sobre quem foi o criador da técnica – algumas referências mencionam que ela foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos apontam que o 5S surgiu das idealizações de Kaoru Ishikawa. Devido ao sucesso do programa, outros países aderiram. Aqui no Brasil, sua prática teve início na década de 90, através dos trabalhos pioneiros da Fundação Christiano Ottoni, liderada pelo professor Vicente Falconi.
O 5S é uma filosofia voltada para mobilização dos colaboradores, através da mudança do ambiente do trabalho, da forma de pensar, proporcionando eliminação de desperdícios, organização e limpeza. O 5S pode ser a base para a Gestão da Qualidade, e também por atuar nas questões comportamentais, de conscientização, organização, higiene e saúde, colabora em reforçar as boas práticas de fabricação, e ainda contribui para o trabalho em equipe e uma cultura positiva de segurança de alimentos. É importante que seja mantida a consistência e continuidade do 5S, até que sua essência se transforme no jeito de pensar e de fazer as coisas. No livro Ambiente da Qualidade de J. M. da Silva, tem um trecho que diz que: “somente quando os empregados terem construído um local de trabalho digno e se dispuserem a melhorá-lo continuamente é que terá sido compreendida a essência do 5S.”
O 5S tem como objetivo principal mudar a maneira de pensar dos colaboradores, a fim de que adotem comportamentos que reflitam em uma melhor qualidade de vida no ambiente de trabalho e pessoal. Incentivando-os para a utilização da capacidade criativa, mediante a formação espontânea de grupos de trabalho, como também aproveitando o potencial individual de cada um, quanto a busca de soluções no dia a dia que reflitam uma melhor organização, limpeza e jeito de fazer as coisas que colaborem para resultados mais efetivos e com menor desgaste físico e emocional.
O termo 5S é um acrônimo das palavras em japonês – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke, traduzido para o português como, senso de utilização, senso de ordenação, senso de limpeza, senso de padronização (originalmente, era chamado de senso de saúde) e senso de autodisciplina. O significado de cada um deles explico abaixo:
- Seiri – Senso de utilização: em diversas literaturas pode ser conhecido como senso de organização, seleção, descarte e também se refere a identificação, classificação e remanejamento de recursos que não são úteis ao fim desejado. Em sentindo mais amplo, refere-se à eliminação de tarefas desnecessárias, excesso de burocracia e desperdícios de recursos em geral. Interessante fazer a seguinte reflexão: no meu ambiente de trabalho estão disponíveis apenas os recursos que são ou serão úteis as minhas atividades? Sem dúvida esta primeira análise influenciará positivamente no controle de documentos, nos programas de limpeza e pragas.
- Seiton – Senso de ordenação: também conhecido como senso de arrumação, refere–se à disposição sistemática dos objetivos e dados, bem como a uma excelente comunicação visual, que facilite o acesso rápido aos mesmos, além de facilitar o fluxo de pessoas. As vantagens de uma boa ordenação e comunicação visual são, principalmente: diminuição do cansaço físico por excessiva movimentação; economia de tempo e facilidade de tomada de medidas emergência de segurança sob pressão. Reduz o estresse. Quem nunca ficou nervoso ao ter dificuldade em encontrar uma evidência documental que deveria ser apresentada em uma auditoria ou inspeção regulatória?
- Seisou – Senso de limpeza: cada pessoa deve limpar a sua própria área de trabalho e, sobretudo, ser conscientizada sobre as vantagens de não sujar. Se aplica a velha frase: lugar limpo é o que menos se suja! Este senso visa, principalmente, a criação e manutenção de um ambiente físico agradável. A limpeza está correlacionada a conservação das coisas também, como, por exemplo, ao executar a limpeza cuidadosa de um equipamento, você está contribuindo não só para sua conservação, mas também para seu adequado funcionamento. Outro aspecto importante é a eliminação das fontes de sujeira, o que contribui para a qualidade não só do produto e do ambiente onde ele é processado ou manuseado, como também para a saúde dos colaboradores e até mesmo da comunidade local.
- Seiketsu – Senso de padronização: em literaturas mais antigas, era chamado de senso de saúde, mas na atualidade vemos mais como senso de padronização. E ele é marcado pela preocupação e preservação da saúde física e mental das pessoas no ambiente. O objetivo desse senso é ter um ambiente que, além de proporcionar uma maior segurança às pessoas, as torne mais estimuladas e produtivas. Para se ter um trabalho voltado para a organização, limpeza e segurança de seu espaço podem ser considerados diagramas de fluxos, instruções, esquemas, fotos, inventários e outros meios que facilitem a padronização e controle das práticas e manutenção dos sensos anteriores.
- Shitsuke – Senso de autodisciplina: quando, sem a necessidade de controle externo, a pessoa adota os padrões técnicos, éticos e morais da organização onde trabalha, terá atingido este senso. A pessoa autodisciplinada executa os procedimentos, as instruções e as práticas combinadas, considerando o contexto da organização, porque ela compreende o valor e a importância que aquelas ações possuem para os resultados dela, do grupo e da empresa. Espera-se de uma pessoa em estágio avançado de autodisciplina: iniciativa para o autodesenvolvimento, desenvolvimento do seu grupo e da empresa a que pertence. Neste senso, os esforços persistentes de educação e treinamento que levem em consideração o comportamento e a complexidade humana são essenciais para manter sua consistência.
Para adoção prática do 5S pode ser adotado como metodologia a divisão em sensibilização e perpetuação, ou continuidade do programa. A sensibilização inclui a educação e o treinamento de todos os envolvidos na temática, origem, concepção, de forma que todos entendam a filosofia e seu valor para vida pessoal e profissional. Algo que traz resultados individuais e coletivos. E a perpetuação, equivale a aplicação dos últimos dois “S”, o Seiketu e Shitsuke, que têm a ver com a padronização e autodisciplina.
Na primeira fase, pode ser criado um símbolo para a campanha e serem fixados cartazes explicativos e de sensibilização em pontos estratégicos da empresa, e também, através de informativos via e-mail e outros meios eletrônicos, porém que seja de acesso a todos os envolvidos. A ideia é a busca da sensibilização. Na sequência, deve ser estruturado um plano de ação que envolva uma apresentação a todos os colaboradores, com distribuição de brindes com o símbolo da campanha 5S. Nesse momento, a apresentação deve ser a mais lúdica possível, transmitindo-se conceitos, indicando os passos para a implementação e os resultados que se pretende alcançar.
Concluída a primeira fase de informação e sensibilização, pode ser dada a largada para a semana da limpeza, ou dia da limpeza, momento no qual os colaboradores de todas as áreas da empresa, inclusive as administrativas, dedicam-se à eliminação dos itens que não são mais utilizados, sejam em meios físicos e eletrônicos, à arrumação e à limpeza. Tudo feito de forma consciente e responsável, direcionando os itens para áreas específicas, preparadas para o evento, nas quais sejam instaladas uma balança na entrada, onde tudo será pesado, separado por origem, de modo a avaliar o envolvimento das pessoas. É interessante fotografar ou fazer vídeos do antes e depois das áreas para demonstrar os resultados.
A semana da limpeza deve ser conduzida por um time de multiplicadores de diferentes áreas da empresa indicados pelas lideranças, cujas responsabilidades são a de transmitir informações aos demais colaboradores e alertá-los quanto aos principais pontos e cuidados a serem observados na “semana da limpeza”, assim como, todo o suporte necessário.
Após esta etapa inicial, que envolveu a sensibilização e a semana da limpeza, começa a segunda fase, a da perpetuação do processo, que se refere a aplicação dos últimos 2S: Seiketsu e Shitsuke, com o objetivo de tornar a filosofia 5S uma constante no dia a dia dos colaboradores, tanto no ambiente organizacional, quanto em casa. É nessa etapa que são criadas as comissões do 5S, que irão definir as condições ideais do trabalho, e os grupos de auditoria de 5S, que estabelecerão pontuação correspondente aos itens planejados versus aos realizados. Uma dica importante é a elaboração de um checklist de auditoria padronizado por área para que sejam respeitados as particularidades e os resultados mais consistentes.
É interessante elaborar um painel com as pontuações de cada área, que podem ser representadas em percentuais ou carinhas tipo “smiles”, e a recorrência da aplicação das auditorias demonstrarem a evolução do programa do 5S em cada área. Ter uma forma de reconhecer o esforço individual ou das equipes é uma boa maneira de manter o programa vivo e com pessoas engajadas. O prêmio pode ser em dinheiro, brindes, troféus ou simplesmente certificados. Cada um escolhe aquilo que melhor se aplica às condições e aos recursos disponíveis.
Com a implementação da filosofia 5S, os resultados esperados consistem em:
Eliminação de estoques intermediários;
Eliminação de documentos sem utilização;
Melhoria nas comunicações internas;
Melhoria nos controles e na organização de documentos;
Maior aproveitamento dos espaços;
Melhoria do leiaute;
Maior conforto e comodidade;
Melhoria do aspecto visual das áreas;
Mais limpeza em todos os ambientes;
Padronização dos procedimentos;
Maior participação e envolvimento dos colaboradores;
Economia de tempo e de esforço.
A filosofia 5S no contexto da indústria de alimentos pode ser uma grande aliada na evolução de uma cultura positiva de segurança de alimentos, já que envolve o comportamento e mudança de atitude das pessoas e melhorias das boas práticas considerando os aspectos de ordenação, organização e limpeza no ambiente físico.
Referências Bibliográficas:
5S: O ambiente da qualidade – João Martins da Silva – Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1994.
Gestão da qualidade – Isnard Marshall et al. – 8 ed. – Rio de Janeiro – Editora FGV – 2006.
